Ugovorni odnos

Tvrtke koje se odluče za suradnju sa certifikacijskim tijelom formalno sklapaju ugovorni odnos koji definira određena prava i obveze ugovornih strana.

Obveze certifikacijskog tijela

Općenito

Certifikacijsko tijelo je službeno registrirano za djelatnost provedbe certifikacijskih nadzora te je ovlašteno provoditi iste prema međunarodnim akreditacijskim pravilima.

Certifikacijsko tijelo pruža usluge pravnim i fizičkim osobama prema pravilima društva i diskrecijskom pravu.

Certifikacijsko tijelo se obvezuje u razumnom vremenu obavijestiti svoje klijente o svim mogućim promjenama koji bi se mogle odnosili na klijente ili njihove poslovne operacije.

Usluge

Certifikacijsko tijelo pruža usluge certificiranje sustava upravljanja prema međunarodnim ili nacionalnim normama.

Certifikacijsko tijelo provodi usluge sukladno akreditacijskim pravilima i propisanim postupcima.

Poslovna tajna

Certifikacijsko tijelo podržava poslovnu tajnu na svim svojim razinama. Poslovna tajna obuhvaća sve informacije dobivene od klijenta za vrijeme poslovnih odnosa. Certifikacijsko tijelo se ugovorno ali i statutarno, sukladno Izjavi o tajnosti, obvezuje da niti jedna informacija neće biti razotkrivena trećoj strani, osim kao odgovor u pravnom postupku ili na zahtjev akreditacijskog tijela.

Javni podaci klijenata ne smatraju se podacima na koje se odnosi institut poslovne tajne.

Izdavanje certifikata

Nakon provedenog nadzora i ocjene sukladnosti klijenta sa certifikacijskim zahtjevima certifikacijsko tijelo će o tome izvijestiti klijenta i izdati mu certifikat prema referentnom certifikacijskom postupku. Izdani certifikat je vlasništvo certifikacijskog tijela i ostaje u vlasništvu istog do povlačenja ili isteka valjanosti certifikata nakon 3 godine.

Nadzor

Nakon provedene certifikacijske ocjene certifikacijsko tijelo je obvezno provoditi jednogodišnje nadzorne audite u smislu provjere sukladnosti sustava upravljanja i zadovoljavanja zahtjeva norme i/ili regulative. Klijent je informiran o rezultatima svake nadzorne posjete.

Obnavljanje certifikata

Prije isteka valjanosti certifikata od 3 godine, certifikacijsko tijelo će kontaktirati klijenta i provjeriti interes za recertifikacijom odnosno obnavljanjem certifikata Sustava upravljanja. Daljnji postupak se provodi prema modelu certifikacije Sustava.

Prava certifikacijskog tijela

Obustava certifikata

Certifikacijsko tijelo može suspendirati certifikat za određeno vremensko razdoblje u sljedećim slučajevima: (i) ako zahtjev za korektivnom akcijom nije zadovoljavajuće zaključen u predviđenom vremenskom roku; (ii) u slučaju nepropisnog korištenja certifikata, ili ako isto nije ispravljeno ili nisu poduzete druge odgovarajuće mjere od strane klijenta te (iii) ukoliko je došlo do povrede nekog od uvjeta iz međusobnog ugovora.

Tijekom trajanja obustave klijent se ne smije prikazivati kao certificirano društvo, niti lažno navoditi treće strane na takav zaključak.

Certifikacijsko tijelo će pismeno obavijestiti klijenta o obustavi certifikata i istovremeno ukazati pod kojim uvjetima se obustava može ukinuti. Nakon provedenih radnji, potrebno je provesti provjeru provedenih radnji u svrhu ukidanja obustave. Nakon ispunjenja svih uvjeta klijenta će se pismeno informirati o ukidanju obustave i ponovnom važenju certifikata. Ukoliko se uvjeti ne ispune, utoliko se certifikat povlači.

Svi troškovi certifikacijskog tijela nastali zbog suspenzije i ponovnog osnaživanja certifikata padaju na teret klijenta.

Povlačenje certifikata

Certifikat se može povući ako: (i) klijent ne poduzme odgovarajuće mjere uslučaju obustave ili (ii) je certifikacijsko tijelo prekinulo ugovor s klijentom. U bilo kojem od navedenih slučajeva, certifikacijsko tijelo ima pravo povući certifikat tako da o tome pismeno izvijesti klijenta.

U slučajevima povlačenja certifikata nema povrata sredstava za troškove procjene, a povlačenje certifikata će certifikacijsko tijelo javno obznaniti i obavijestiti odgovarajuće akreditacijsko tijelo, ako postoji.

Prestanak važenja certifikata

Certifikat prestaje važiti ako: (i) dođe do povlačenja certifikata, (ii) dođe do raskida ugovornog odnosa ili (iii)klijent nije pravovaljano aplicirao za obnovu certifikata.

Nakon prestanka važenja klijent je obvezan: (i) podmiriti sve nepodmirene račune, (ii) dostaviti certifikate certifikacijskom tijelu, (ili) ukloniti certifikacijske znakove sa tiskanih ili elektroničkih materijala društva, odnosno (iv) ukloniti svaku naznaku ili navod koji bi mogao navesti treće osobe na misao da je društvo certificirano.

Obveze klijenta

Priznavanje akreditacijskih tijela

Potpisom predmetnog ugovora klijent prihvaća da ne očekuje nikakve pogodnosti ili jamstva od strane certifikacijskog tijela, sukladno opisanom postupku certificiranja. Klijent prihvaća akreditacijska tijela kao više instance nadzora u smislu prihvaćanja svih propisanih pravila koje određuju aktivnosti certifikacijskog tijela.

Obveze klijenta

Prema akreditacijskim pravilima, klijent mora osigurati sve potrebne uzorke proizvoda, pristupe, pomoć, informacije certifikacijskom tijelu kada budu zatraženi, uključujući i pomoć odgovarajućeg i ovlaštenog osoblja. Dodatno, klijent mora bez naknade osigurati odgovarajući prostor i pružiti uvjete za normalan rad predstavnika certifikacijskog tijela.

U cilju zaštite zdravlja i sigurnosti na radu, klijent će upoznati predstavnike certifikacijskog tijela sa svim mogućim poznatim i potencijalnim opasnostima kojima bi mogli biti izloženi tijekom trajanja posjeta. Predstavnici certifikacijskog tijela će se nužno i u potpunosti pokoravati zdravstvenim i sigurnosnim zahtjevima klijenta dok se nalaze na njegovom posjedu.

U slučaju da su tijekom ocjene sustava uočena odstupanja sukladnosti od zahtjeva norme, certifikacijsko tijelo će informirati klijenta o onim segmentima u kojima oni nisu zadovoljeni. Klijent je dužan prema uočenim nesukladnostima, u odgovarajućem vremenskom periodu, poduzeti radnje za otklanjanje uzroka nesukladnosti te o rezultatima obavijestiti certifikacijsko tijelo. Ovisno o težini nesukladnosti certifikacijsko tijelo će rezultate radnja: (i) prihvatiti kao dostatne za održavanje certifikata ili (ii) ponoviti nužne dijelove procjene, uz dodatne troškove, ponovnom posjetom klijentu.

Certifikacijski znakovi

Nakon izdavanja certifikata certifikacijsko tijelo može ovlastiti klijenta na korištenje certifikacijskih znakova u smislu javne objave ili reklamnih aktivnosti. Klijentovo pravo na korištenje takovih znakova je povezano s održavanjem važenja certifikata za odgovarajući sustav upravljanja ili proizvodi sukladno Pravilima za korištenje certifikacijskih znakova.

Prema takvim pravilima klijent mora osigurati da njegove publikacije i reklamni materijali ne stvore zabunu ili navedu treću stranu na pogrešan zaključak o certificiranom i necertificiranom sustavu, proizvodu ili lokaciji. Nepropisno korištenje certifikacijskih znakova može rezultirati obustavom ili povlačenjem certifikata, pravnim postupcima, javnim objavama prekršaja te mogućim pratećim troškovima.

Prava klijenta

Promjena opsega registracije

Klijent je u mogućnosti informirati certifikacijsko tijelo o svakoj izmjeni opsega sustava upravljanja, proizvoda ili proizvodnog procesa koji mogu utjecati na sukladnost s normama ili regulativom.

Certifikacijsko tijelo će utvrditi da li te promjene zahtijevaju dodatnu procjenu ili ne. Ukoliko klijent ne informira certifikacijsko tijelo o namjeravanim promjenama, certifikat se može suspendirati.

Prekid ugovornog odnosa

Klijent je u mogućnosti prekinuti ugovorni odnos bez ikakvih ograničenja. Pri tomu je obvezan pismeno obavijestiti certifikacijsko tijelo o raskidu ugovora te provesti aktivnosti obuhvaćene u postupku prestanka važenja certifikata.

Završne odredbe

Žalbe i prigovori

Ako je, iz bilo kojeg razloga, klijent obaviješten da mu se certifikat neće izdati, ili će se suspendirati, ili povući, klijent ima pravo žalbe. Takva žalba mora biti uručena certifikacijskom tijelu službeno u pismenom obliku u roku od sedam dana od primitka obavijesti o neizdavanju, suspenziji ili povlačenju certifikata. Prema dostavljenoj žalbi biti će pokrenuti postupak za rješavanje pritužbi klijenata.

Ukoliko tvrtka ima razloga za prigovor na ponašanje zaposlenika certifikacijskog tijela, prigovor je nužno dostaviti u pismenom obliku, bez ikakve odgode. Prema dostavljenom prigovoru biti će pokrenut postupak za rješavanje pritužbi klijenata.

Prema propisanom postupku za rješavanje pritužbi klijenata certifikacijsko tijelo se obvezuje promptno reagirati te poduzeti radnje za uklanjanje iskazanog nezadovoljstva ali uzroka istog.

Propisani postupak je, radi osiguranja nepristranosti, u potpunosti autonoman, neovisan i transparentan. Svaka komunikacija sa predmetnim stranama provodi se na način da se osigura tajnosti i objektivnost pri čemu se posebice vodi računa o osobnom integritetu strana.

Sporovi

Svi sporovi ili nesuglasice koji bi proizašli iz ugovorenih odnosa, stranke će sporazumno rješavati sukladno Zakonu o mirenju. Uprotivnom se ugovara stvarna i mjesna nadležnost Suda u Zagrebu.