Certifikacijski kodeks

Tvrtke koje se odluče za suradnju sa certifikacijskim tijelom formalno sklapaju ugovorni odnos koji definira određena prava i obveze ugovornih strana.

Certifikacijsko tijelo se obvezuje u razumnom vremenu obavijestiti svoje Klijente o svim mogućim promjenama koje bi se mogle odnositi na Klijente ili njihove poslovne operacije.

Certifikacijsko tijelo pruža usluge certificiranja sustava upravljanja prema međunarodnim ili nacionalnim normama. Certifikacijsko tijelo provodi usluge sukladno akreditacijskim pravilima i postupcima.

Certifikacijsko tijelo podržava poslovnu tajnu na svim svojim razinama. Poslovna tajna obuhvaća sve informacije dobivene od klijenta za vrijeme poslovnih odnosa.

Certifikacijsko tijelo se ugovorno ali i statutarno, obvezuje da niti jedna informacija neće biti obznanjena trećim osobama osim kao odgovor u pravnom postupku ili na zahtjev akreditacijskog tijela.

Javni podaci klijenata ne smatraju se podacima na koje se odnosi institut poslovne tajne.

Izdani certifikat je vlasništvo Certifikacijskog tijela i ostaje u vlasništvu istog i nakon povlačenja ili isteka valjanosti certifikata.

Nakon provedene certifikacijske ocjene Certifikacijsko tijelo je obvezno provoditi jednogodišnje nadzorne audite u smislu provjere sukladnosti sustava upravljanja i zadovoljavanja zahtjeva norme/i ili regulative. Klijent će biti pismeno informiran o rezultatima svake nadzorne posjete.

Prije isteka valjanosti certifikata od 3 godine Certifikacijsko tijelo će kontaktirati Klijenta i provjeriti interes za recertifikacijom, odnosno obnavljanjem certifikata Sustava upravljanja.

Certifikacijsko tijelo može suspendirati Certifikat za određeno vremensko razdoblje u sljedećim slučajevima: (I) ako zahtjev za korektivnom akcijom nije zadovoljavajuće zaključen u predviđenom vremenskom roku; (II) u slučaju nepropisnog korištenja certifikata i/ili certifikacijskih znakova (III) ako je došlo do povrede nekog od uvjeta iz međusobnog ugovora (IV) ako Klijentovom krivicom bez opravdanog razloga audit nije proveden u propisanom vremenskom razdoblju.

Tijekom trajanja suspenzije Klijent se ne smije prikazivati kao certificirano društvo niti lažno navoditi treće strane na takav zaključak. Certifikacijsko tijelo obavještava Klijenta o suspenziji certifikata i istovremeno ukazuje pod kojim uvjetima se suspenzija može ukinuti.

Nakon provedenih radnji potrebno je provesti provjeru provedenih radnji u smjeru ukidanja suspenzije. Nakon ispunjenja svih uvjeta Klijenta se pismeno informira o ukidanju suspenzije i ponovnom važenju Certifikata.

Ako se uvjeti ne ispune Certifikat se povlači. Svi troškovi Certifikacijskog tijela nastali zbog suspenzije i ponovnog osnaživanja Certifikata padaju na teret Klijenta.

Certifikat se može povući ako: (I) Klijent ne poduzme odgovarajuće mjere u slučaju obustave ili suspenzije (II) je Certifikacijsko tijelo prekinulo ugovor s Klijentom.

U bilo kojem od navedenih slučajeva, Certifikacijsko tijelo ima pravo povući Certifikat tako da o tome pismeno izvijesti Klijenta.

Certifikat prestaje važiti ako: (I) dođe do povlačenja certifikata; (II) dođe do raskida ugovornog odnosa ili (III) Klijent nije pravovaljano aplicirao za obnovu Certifikata.

Nakon prestanka važenja Certifikata Klijent je obvezan (I) podmiriti sve nepodmirene račune (II) dostaviti certifikate Certifikacijskom tijelu (III) ukloniti certifikacijske znakove s tiskanih ili elektroničkih materijala društva, odnosno (IV) ukloniti svaku naznaku ili navod koji bi mogao navesti treće osobe na misao da je društvo certificirano.

Suženje opsega

Gdje je pogreška sustava upravljanja povezana sa specifičnim dijelom organizacije, specifičnim proizvodima i sl. može se uzeti u obzir smanjenje opsega certifikata kao alternativu suspenziji. Suženje može predložiti audit tim, nakon odrađenog audita, ako potvrdi i dokaže da organizacija ne ispunjava certifikacijske zahtjeve za dio prijavljenog područja certifikacije.

Potpisom predmetnog Ugovora Klijent prihvaća da ne očekuje nikakve pogodnosti ili jamstva od strane Certifikacijskog tijela, sukladno opisanom postupku certificiranja.

Klijent je obvezan, prilikom audita Certifikacijskog tijela, prihvatiti ocijenitelje Akreditacijskog tijela kao promatrače.

Prema akreditacijskim pravilima Klijent mora osigurati sve potrebne uzorke proizvoda, pristupe, pomoć, informacije Certifikacijskom tijelu kada budu zatraženi, uključujući i pomoć odgovarajućeg i ovlaštenog osoblja. Dodatno, Klijent mora bez naknade osigurati odgovarajući prostor i pružiti uvjete za normalan rad predstavnika Certifikacijskog tijela, uključujući i auditore vježbenike.

U cilju zaštite zdravlja i sigurnosti na radu Klijent će upoznati predstavnike Certifikacijskog tijela sa svim mogućim poznatim i potencijalnim opasnostima kojima bi mogli biti izloženi tijekom trajanja posjeta. Predstavnici Certifikacijskog tijela će se nužno i u potpunosti pokoravati zdravstvenim i sigurnosnim zahtjevima Klijenta dok se nalaze na njihovom posjedu.

U slučaju da su tijekom ocjene sustava uočena odstupanja sukladnosti od zahtjeva norme Certifikacijsko tijelo će informirati Klijenta o onim segmentima u kojima oni nisu zadovoljeni. Klijent je dužan prema uočenim nesukladnostima, u odgovarajućem vremenskom periodu, poduzeti radnje za otklanjanje uzroka nesukladnosti te o rezultatima obavijestiti Certifikacijsko tijelo.

Ovisno o težini nesukladnosti, Certifikacijsko tijelo će rezultate radnja (i) prihvatiti kao dostatne za održavanje certifikata ili (i) ponoviti nužne dijelove procjene ponovnom posjetom klijentu, uz dodatne troškove.

Nakon izdavanja Certifikata Certifikacijsko tijelo može ovlastiti Klijenta na korištenje certifikacijskih znakova u smislu javne objave ili reklamnih aktivnosti. Klijentovo pravo na korištenje takvih znakova je povezano s održavanjem važenja Certifikata za odgovarajući sustav upravljanja i sukladno pravilima za korištenje certifikacijskih znakova.

Prema takvim pravilima Klijent mora osigurati da njegove publikacije i reklamni materijali ne stvore zabunu ili navedu treću stranu na pogrešan zaključak o certificiranom i necertificiranom sustavu. Nepropisno korištenje certifikacijskih znakova može rezultirati obustavom ili povlačenjem Certifikata, pravnim postupcima, javnim objavama prekršaja te mogućim pratećim troškovima.

Obveza Klijenta je koristiti Certifikat na takav način kojim certifikacijsko tijelo neće dovesti u nepovoljan položaj i davati izjave u vezi certifikacije koje mogu dovoditi u zabludu i biti neovlaštene. Ukoliko Klijent drugoj strani dostavlja kopiju certifikata, ista mora biti poslana u svom kompletnom izdanju.

Klijent je dužan informirati Certifikacijsko tijelo o svakoj izmjeni opsega sustava upravljanja, proizvoda ili proizvodnog procesa koja može utjecati na sukladnost s normama ili regulativom.

Certifikacijsko tijelo će utvrditi zahtijevaju li te promjene dodatnu procjenu ili ne. Ukoliko Klijent ne informira Certifikacijsko tijelo o namjeravanim promjenama Certifikat se može suspendirati.

Klijent ima pravo podnijeti žalbu Certifikacijskom tijelu na odluku vezanu uz certifikacijski cilkus. Prema propisanom postupku za rješavanje žalbi klijenata Certifikacijsko tijelo se obvezuje promptno reagirati te poduzeti radnje za uklanjanje iskazanog nezadovoljstva ali i uzroka istog.

Propisani postupak je, radi osiguranja nepristranosti, u potpunosti autonoman, neovisan i transparentan. Svaka komunikacija sa predmetnim stranama provodi se na način da se osigura tajnost i objektivnost pri čemu se posebice vodi računa o osobnom integritetu strana.

ICR ADRIATICA d.o.o. snažno podržava nepristranost kao temelj za pružanje pouzdane certifikacije usluge, stoga daje sljedeću izjavu vezanu za osiguranje nepristranosti: (I) Društvo se ne smije dovesti u situaciju u kojoj bi pretpostavilo komercijalnu ili materijalnu korist nasuprot objektivnoj i nepristranoj usluzi, stoga Društvo provodi redovite financijske revizije resursa u smislu osiguranja kontinuiteta poslovanja. (II)Društvo se ne smije dovesti u situaciju u kojoj bi nepristranost usluge bila narušena sukobom interesa u smislu istodobne provedbe savjetodavnih i certifikacijskih usluga. (III) Društvo se ne smije dovesti u situaciju u kojoj bi prisnost auditora ili organizacije moglo utjecati na objektivnu prosudbu, stoga društvo provodi aktivnosti u kojim se takve situacije izbjegavaju izjavama o nepristranosti. (IV) Društvo se ne smije dovesti u situaciju u kojoj bi zastrašivanje moglo utjecati na objektivnost usluge, stoga društvo nalaže održavanje dobre komunikacije unutar organizacije i prema trećim stranama s ugrađenim mehanizmima neovisnog postupka rješavanja pritužbe ili žalbe.

U smislu otklanjanja gore navedenih rizika i kontrola, društvo provodi kontinuirane unutarnje nadzore radi osiguranja profesionalizma i etičnosti svih strana.