Postupak certifikacije se može podijeliti u tri faze:
(A) Faza prodaje i ugovaranja sadržava aktivnosti prikupljanja informacija potrebnih za planiranje isporuke usluge. Komunikacija je dvosmjerna s naglaskom na uljudnost i srdačnost, posebice jer je sam postupak certifikacije klijentu nepoznat i može proizvesti osjećaj nelagode kod klijenta.
(B) Faza isporuke usluge je postupak planiranja i provedbe audita završno sa dostavom izvješća o sukladnosti, koje može biti “pozitivno ” , “uvjetno pozitivno ” do otklanjanja prepoznatih odstupanja, odnosno “negativno ” do uspostave sukladnosti. Metoda provedbe audita se zasniva na slučajnom uzorku i afirmativnom pristupu prema napucima ISO organizacije za provedbu Audita s dodanom vrijednošću.
(C) Faza zaključenja obuhvaća razmatranje naknadno provedenih postupanja prema uočenim odstupanjima, završno sa ocjenom izvješća audita te izdavanja samog certifikata.
Tijek postupka
(A)
1. — Upit/ponuda – Klijent se konzultira sa ICR-om o postupku i metodi auditiranja te dostavlja informacije nužne za izradu ponude za uslugu certifikacije.
2. — Ugovor – Po prihvaćanju ponude klijentu se dostavlja ugovor čijim se potpisom prihvaćaju uvjeti ugovora s naznačenim elementima prava i obveza svake strane te se pokreće slijedeća faza usluge.
(B)
3. — Planiranje – Po zaprimanju ugovora provode se aktivnosti planiranja koje uključuje određivanje terminskog plana i rezervacije resursa na obje strane te se klijentu dostavlja plan audita.
4. — Dokumentacijski audit – Provodi se radi potvrde sukladnosti dokumentacije sustava sa zahtjevima predmetne norme. Ovisno o zahtijevanoj normi, program i obujam audita je različit, no u pravilu rezultati audita potvrđuju spremnost klijenta za provedbu samog audita sustava.
5. — Audit – Provodi se radi potvrde sukladnosti sa zahtjevima norme u operativnom dijelu poslovnih procesa. Prema već pregledanoj dokumentaciji sustava provodi se audit koji potvrđuje primjenu opisanih postupaka, a na osnovi objektivnih dokaza preporučuje se registracija klijenta.
6. — Korektivne radnje – Za sve nesukladnosti koje su prepoznate tijekom audita klijent je dužan provesti korektivne radnje te o istim obavijestiti certifikacijsko tijelo. Nakon što se prihvate provedene radnje klijent se može preporučiti za registraciju.
(C)
7. — Donošenje odluke o dodjeli certifikata – Kada su uspješno provedene sve propisane aktivnosti donosi se pozitivna odluka o izdavanju certifikata.
8. — Izdavanje certifikata – Nakon pozitivne odluke pokreće se postupak izdavanja certifikata koji se dostavlja klijentu s uputama o uporabi certifikata i certifikacijskih znakova.